Die Professionalisierung der Verwaltungsräte

Aufgaben klar geregelt

Was Verwaltungsräte tun müssen, ist auf den ersten Blick präzise im Obligationenrecht vorgeschrieben. Doch hinter der knappen Aufzählung stehen noch sehr viel mehr Aufgaben und Pflichten. Als erste dieser «unübertragbaren und unentziehbaren Aufgaben» (siehe Box) wird «die Oberleitung der Gesellschaft und die Erteilung der nötigen Weisungen» genannt. Dazu gehören nicht nur Strategieentwicklung und Risk Management, sondern insbesondere die Pflicht zur Einhaltung aller massgebenden Regularien (Compliance). «Im Unterschied etwa zu Deutschland, wo diesem Gremium vor allem eine Aufsichtsfunktion zukommt, hat in der Schweiz ein Verwaltungsrat deshalb auch eine klar unternehmerische Gestaltungsfunktion», sagt Colina Frisch. In weiteren Punkten ist auch die Ausgestaltung des Rechnungswesens als Aufgabe des Verwaltungsrates aufgeführt. «Es ist also tatsächlich der Verwaltungsrat selbst dafür verantwortlich, dass es eine Rechnungslegung gibt, wie sie ausgestaltet ist und dass es auch ein Kontrollsystem gibt», so Frisch.

Die Verantwortung von Verwaltungsräten geht aber noch weiter. «Wenn man ein solches Mandat übernimmt, muss man sich bewusst sein, dass man persönlich mit seinem Privatvermögen haftet, wenn Steuern oder Sozialversicherungsbeiträge nicht ordnungsgemäss bezahlt werden», warnt Colina Frisch.

Wenn Verwaltungsräte ihre Verantwortung nicht richtig wahrnehmen, werden sie schnell mit Klagen konfrontiert. Den Löwenanteil solcher Klagen reichen die Sozialversicherungen ein; dann etwa, wenn ein Unternehmen in einem Konkursverfahren steckt und noch Sozialversicherungsbeiträge ausstehend sind: «Die Behörden sind sensibilisierter geworden, die holen sich das Geld, die müssen sogar klagen», weiss Frisch. Daher auch der Ratschlag: «Wenn das Geld knapp wird, immer zuerst die Sozialversicherungsbeiträge und die Steuern zahlen.»

Ob die verantwortungsrechtlichen Forderungen insgesamt zugenommen haben, lasse sich nur abschätzen, denn es fehlten genaue Daten, erklärt Frisch. D&O-Versicherungen, also Organhaftpflichtversicherungen für «Directors and Officers», sprächen aber von einer Zunahme. «Man muss zudem von einer Dunkelziffer ausgehen, weil viele solcher Klagen in einem Vergleich enden.»

Krisen rückten Verwaltungsräte in den Fokus

In den letzten 20 oder 30 Jahren hat sich in der Tätigkeit von Verwaltungsräten einiges geändert, «weil wir ein paar Krisen hatten», wie Colina Frisch sagt. «Vor allem das Swissair-Grounding, das war ein Paukenschlag, eine Zäsur, da kam die Frage nach der Verantwortung eines Verwaltungsrates so richtig in die Öffentlichkeit.» Auch die Finanzkrise oder die Abzockerinitiative hätten ihre Spuren hinterlassen: «Die Enge der Regulierungen nimmt tendenziell zu. Das ist ein weltweiter Trend.»

Die ethische Dimension der Verwaltungsratstätigkeit sei früher kaum herausgestrichen worden, sagt Frisch, die auch als Managing Director des Competence Center for Responsible Leadership des Instituts für Wirtschaftsethik und Lehrbeauftragte an der HSG wirkt. Sie betont aber, dass es gerade in der Schweiz «viele beispielhafte KMU» gab und gibt, die noch nie so etwas wie einen Corporate-Social-Responsibility-Manager oder andere spezialisierte Funktionen, die sich mit ethischen Fragen beschäftigen, kannten, «aber trotzdem haben die einen ganz tollen Job gemacht und sind sehr integer. Ich würde also nicht behaupten, dass früher einfach alles Wilder Westen war.»

Entscheide genau dokumentieren

Eine der neuen Entwicklungen ist die 2012 vom Bundesgericht übernommene Business Judgement Rule: Wenn in einem Unternehmen etwas richtig schief gegangen ist, musste ein Richter im Nachhinein beurteilen, ob ein richtiger oder falscher Entscheid des Verwaltungsrats zugrunde liegt. Der Richter hat keine Branchenkenntnisse, aber vielleicht Informationen, die den damals Beteiligten gar nicht zur Verfügung standen. Hier setzt die Business Judgement Rule an: «Das Verfahren, wie man zu diesem Entscheid gekommen ist, muss korrekt sein», erläutert Colina Frisch. «Wenn das Verfahren korrekt ist, dann gilt auch der Entscheid als rechtens und korrekt, selbst wenn er im Nachhinein betrachtet nicht glücklich war – sofern im Übrigen alle rechtlichen Vorgaben eingehalten wurden. »

Einige Voraussetzung müssen gegeben sein, um von einem korrekten Entscheid des Verwaltungsrats sprechen zu können. Ein formell ordnungsgemässer Beschluss setzt eine Traktandierung voraus und muss protokolliert werden. Dann reicht es nicht, nur den Beschluss selbst festzuhalten: «Gemäss der Business Judgement Rule ist es wichtig, dass alle zumutbaren Informationen eingeholt wurden und das Abwägen möglicher Alternativen gut dokumentiert ist», sagt Frisch. «Man muss später nachweisen können, dass gemessen an der damals absehbaren Tragweite eines Geschäfts intensiv die richtigen Informationen zusammengesucht und diskutiert wurden.»

Ebenso muss gut protokolliert werden, dass bei einem Geschäft mögliche Interessenskonflikte transparent offen gelegt und die Ausstandsregelung eingehalten wurde. Ein schwieriges Thema, wie die Spezialistin weiss, Interessenskonflikte seien einer der Hauptgründe für Auseinandersetzungen im Verwaltungsrat.

«Eine gute Versicherung ist es, einen gut ausgebildeten und kritischen Verwaltungsrats-Sekretär zu haben», sagt Frisch. Deswegen werden an der Swiss Board School auch gezielt VR-Sekretäre weitergebildet. Bei KMU nimmt diese Funktion oft die Sekretärin des Geschäftsführers wahr, «bei grossen Unternehmen sind das aber top-spezialisierte Juristen».

Früher galt die Faustregel «so wenig wie möglich protokollieren, sonst dreht Dir noch jemand einen Strick daraus», heute ist ein reines Beschlussprotokoll «das Dümmste, was man machen kann», wie Colina Frisch warnt. «Sonst hat ein gegnerischer Anwalt leichtes Spiel, um zu belegen, dass ein Verwaltungsrat seinen Job nicht gemacht hat – keine Informationen einholte, nicht diskutierte, keine Alternativen prüfte.»

Diversity im Gremium

Neben den rechtlichen Rahmenbedingungen haben sich auch die praktischen Anforderungen insbesondere an den Verwaltungsrat als Gremium stark verändert. «Komplexität und Spezialisierungen haben heute deutlich zugenommen», sagt Frisch. «Es braucht in allen Bereichen – z. B. Recht, Finanzen, Markt, Personal – spezialisiertes Know-how.» Immer noch untervertreten in Verwaltungsräten sind Personen, die das Thema Digitalisierung strategisch vorantreiben können, «viele Firmen sind aber stark am Aufholen und suchen explizit Kompetenzen in diesem Bereich».

Gerade bei KMU werde aber immer noch eine erstaunlich hohe Anzahl von Verwaltungsräten aus dem Netzwerk rekrutiert, doch auch hier spüre man einen Professionalisierungsdruck. «Früher war es okay, fünfmal die gleiche Kopie eines Profils im Verwaltungsrat zu haben – das hatte den Vorteil, dass man ähnlich tickte, aber den Nachteil, dass das Gesamt-Know-how im Verwaltungsrat kleiner war, da es stark überlappte.», sagt Frisch. Aus heutiger Sicht braucht es Best Practice und Diversität im Verwaltungsrat, «deshalb wird für die Besetzung von Mandaten immer häufiger der Swiss Board Pool des Swiss Institute of Directors genutzt oder ein Headhunter beigezogen».

Ein Verwaltungsrat müsse aus verschiedenen Persönlichkeiten bestehen, die verschiedene Rollen wie Organisator, Bewahrer, Controller, Umsetzer, Gestalter oder kreativer Denker einnehmen können, auch verschiedene soziodemografische Merkmale müssten vertreten sein. Also auch beide Geschlechter.

«Es gibt Studien, die belegen, dass Unternehmen mit einen ernstzunehmenden Frauenanteil in der Führungsetage profitabler sind», hält Colina Frisch fest, und betont: «Auf Ebene Verwaltungsrat ist es nicht so schwierig, geeignete Kandidatinnen zu finden.»

Branchenkenner erleben gemäss Frisch allerdings immer wieder, dass sich Frauen weniger zutrauen als Männer. Wenn jemandem ein Mandat angeboten werde, sei die erste Frage einer Frau häufig «kann ich das?», während ein Mann viel schneller frage «wie viel bringt's?»

Faire Entschädigungen

Um die Frage wie viel bringt's? zu beantworten, müssen drei Dimensionen beachtet werden, wie Colina Frisch darlegt. Eine Verwaltungsrats-Entschädigung muss intern stimmig zur Entlöhnung der Geschäftsleitung und der Mitarbeiter passen, die Entschädigung muss marktgerecht und branchenüblich sein, und sie muss auch erfolgsgerecht sein – bei einem Unternehmen, dass der Branche hinterhinkt, gibt es keinen Grund, überdurchschnittliche Entschädigungen zu zahlen.

Für KMU gilt die Faustregel, dass der Sitzungs-Tagesansatz einer Verwaltungsratsentschädigung etwa dem Honorar eines guten Strategieberaters entsprechen sollte. «Kleine Firmen haben in der Regel auch günstigere Berater», erklärt Frisch diese Formel.

Wichtig ist, dass man sich vor der Übernahme eines Mandats über die zeitliche Beanspruchung im Klaren ist. «In einer Schönwetterphase kommt man mit vielleicht sechs Sitzungen und einer Retraite durch – aber im Krisenfall ist ein Verwaltungsrat wesentlich stärker gefordert. Das muss man einberechnen.» Frisch vergleich die Arbeit im Verwaltungsrat mit einer Segel-Törn oder einer Skitour: «Bei schönen Wetter ist das ein fantastisches Erlebnis, aber man muss wissen, was man tut, wenn das Wetter umschlägt.»

Starker Professionalisierungsdruck

Die höheren Anforderungen und die zusätzlichen Regulierungen haben zu einer Professionalisierung der Verwaltungsräte geführt. Deshalb ist auch die Nachfrage nach guten und fundierten Weiterbildungen «extrem hoch», wie Colina Frisch aus ihrem Alltag an der Swiss Board School bestätigen kann: «Wir werden fast überrannt.»

Gesetzliche Grundlage

Im Schweizerischen Obligationenrecht ist die Tätigkeit des Verwaltungsrates in etlichen Artikeln geregelt. Zentral ist der Artikel 716a:

Der Verwaltungsrat hat folgende unübertragbare und unentziehbare Aufgaben:

1. die Oberleitung der Gesellschaft und die Erteilung der nötigen Weisungen;

2. die Festlegung der Organisation;

3. die Ausgestaltung des Rechnungswesens, der Finanzkontrolle sowie der Finanzplanung, sofern diese für die Führung der Gesellschaft notwendig ist;

4. die Ernennung und Abberufung der mit der Geschäftsführung und der Vertretung betrauten Personen;

5. die Oberaufsicht über die mit der Geschäftsführung betrauten Personen, namentlich im Hinblick auf die Befolgung der Gesetze, Statuten, Reglemente und Weisungen;

6. die Erstellung des Geschäftsberichtes sowie die Vorbereitung der Generalversammlung und die Ausführung ihrer Beschlüsse;

7. die Benachrichtigung des Richters im Falle der Überschuldung.

In weiteren Artikeln wird u. a. die Verantwortlichkeit festgehalten. In Artikel 754 heisst es:

Die Mitglieder des Verwaltungsrates und alle mit der Geschäftsführung oder mit der Liquidation befassten Personen sind sowohl der Gesellschaft als den einzelnen Aktionären und Gesellschaftsgläubigern für den Schaden verantwortlich, den sie durch absichtliche oder fahrlässige Verletzung ihrer Pflichten verursachen. (…)